Kooperation

mit Dr. Eugenia Schmitt

Artikel 17.September 2020

IN 4 SCHRITTEN ZU KREATIVEN ONLINE-MEETINGS - TEIL 2

 

„Kreativität bedeutet aus zwanghaften Regeln auszubrechen, sich von seiner Phantasie dirigieren zu lassen, um erstaunliche Symphonien zu erzielen.“ (Hedwig M. Saffa)

 

In Teil 1 wurden die Schritte ‘Die richtigen Teilnehmer einladen’ und ‘Synchrones und asynchrones Arbeiten ansetzen’ dargestellt.

 

TEIL 2


Schritt 3: Moderation- Gesamtthema aufteilen und separate Meetings planen

Um einen erfolgreichen kreativen Prozess aufzusetzen ist es zuerst notwendig, dass der Moderator/die Moderatorin das Thema, den Zweck und das erwünschte Ergebnis genau definiert. Das „Warum“ hinter den Ergebnissen ist wichtig klarzustellen, also warum die Erreichung des Ergebnisses bedeutend ist. Das motiviert die Teilnehmer an den Problemstellungen aktiv mitzuarbeiten und gibt der Arbeit einen Sinn.

Dann soll der Moderator/die Moderatorin festlegen, mit welchen Methoden das Ergebnis erreicht werden soll, z.B. über Brainwriting oder Mindmapping.

Oft kann es sinnvoll sein die gegebene Problemstellung zu unterteilen und zu den jeweiligen Meilensteinen ein separates Meeting ansetzen. Zwischen den Meetings sollte asynchrones Arbeiten stattfinden, damit nicht nur die Meetingszeit verkürzt wird, sondern auch die Effizienz erhöht wird.

Mehrere separate Meetings haben auch dann einen Sinn, wenn das Thema nicht in Unterthemen aufgeteilt wird oder auch wenn kein asynchrones Arbeiten erwünscht oder notwendig ist. Ideen reifen nämlich über die Zeit. Daher ist es sinnvoll im ersten  Meeting den Themenbereich genau zu bestimmen und die ersten Ideen zu sammeln. Diese sollten eine Zeitlang “ruhen” und in einigen Tagen in einem erneuten Meeting aufgegriffen werden. Auch hier empfiehlt es sich auf digitale Werkzeuge zurückzugreifen, die automatisch die Veränderungen speichern. Somit wird gleichzeitig die Dokumentation der Ergebnisse gesichert.

Schritt 4: Bearbeitungszeit und Pausen sinnvoll gestalten

Kreative Prozesse brauchen Zeit. Oft wird gesagt, dass in virtuellen Meetings die Aufmerksamkeitsspanne kürzer ist als in persönlichen Treffen. Das kann jedoch nicht so pauschal gesagt werden. Auch virtuell, wenn das Meeting sinnvoll geplant ist, können Menschen über längere Zeiträume sehr produktiv arbeiten. Damit dies umgesetzt wird, sind Pausen notwendig. Pausen, in denen jeder etwas selbst machen kann und auch Pausen, in denen die Teilnehmer Möglichkeiten haben, sich ungestört auszutauschen. Es sollte zusätzlich möglich sein, die Breakout Räume zu nutzen, wenn sich zwei-drei Personen ungestört in der Pause unterhalten möchten – ähnlich, als wenn sie sich in der Präsenzveranstaltung in die Ecke stellen. Pausen einzuplanen ist in solchen Veranstaltungen nicht einfach. Denn gerade in kreativen Prozessen sollte keine Unterbrechung stattfinden, wenn die Menschen im “Flow” sind. Hier sind Kompetenzen in der Kommunikation  und Prozesssteuerung des Moderators gefragt, da er/sie in solchen Situationen flexibel reagieren sollte und jede Zeitverzögerung oder Änderung verständlich und klar kommunizieren sollte. Wichtig ist dabei die Frage zu beantworten, was passieren sollte, wenn die Zeit abgelaufen ist.

Es kann sinnvoll sein, die Teilnehmer in die Zeitplanung mit einzubeziehen, zum Beispiel in der Phase, wenn die Agenda im Voraus verschickt wird. Sie kann die Teilnehmer bitten, die vorgesehene Zeitplanung zu sichten und zu kommentieren.


FAZIT: Kreative Prozesse brauchen Zeit. Die digitale Kommunikation bietet viele Möglichkeiten, die effiziente Ideenentwicklung, -Zusammenführung und Besprechung ermöglichen. Es geht hier darum, die richtigen Werkzeuge und Kommunikationsrichtlinien im Vorab zu definieren. Jedem Teilnehmer soll nicht nur der Sinn und Zweck der Besprechung klar sein, sondern auch wie das Ergebnis erreicht werden soll. Dazwischen ist der Raum für kreative Ideenfindung. Großer Vorteil digitaler Kommunikation ist, dass sowohl synchron als auch asynchron gearbeitet werden kann und die erarbeiteten Ergebnisse jederzeit von jedem Teilnehmer einsehbar und bearbeitbar sind. Durch die automatische Speicherung ist auch die durchgehende Dokumentation des Prozesses gewährleistet.

Es gibt zusätzlich einige gute Moderationstechniken, wie zum Beispiel virtuelles Brainstorming oder Brainwriting, mit den sich kreative Prozesse effizient gestalten lassen.

 

Mehr über das Leiten von virtuellen Meetings erfahren Sie in dem Buch “Virtuelle Meetings leiten” von Dr. Eugenia Schmitt MBR, das im Verlag managerseminare im September 2020 herausgegeben wird. https://www.managerseminare.de/Verlagsprogramm/Virtuelle-Meetings-leiten,278446


Gerne beraten wir Sie in Ihren individuellen Anliegen.

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen zu den Themen

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neu gestalten und klug entscheiden, um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?

 

Autorin: 

Dr. Eugenia Schmitt MBR  

Co-Autorin:

Heide Sachter

Artikel 15. September 2020

IN 4 SCHRITTEN ZU KREATIVEN ONLINE-MEETINGS - TEIL 1

 

“Kreativität heißt aus dem Chaos Ordnung schaffen.” (Georg Stefan Troller)

 

In den meisten Unternehmen wird die virtuelle Zusammenarbeit auch nach der Corona-Pandemie ein fester und bedeutender Bestandteil der Arbeit sein und somit auch virtuelle Meetings. Es ist erstaunlich, wie viele Organisationen es für selbstverständlich halten, dass die Mitarbeiter instinktiv wissen, wie man online zusammenarbeitet.

Es gibt verschiedene Anlässe, sich in einem Meeting zu treffen, wie zum Beispiel Informationsweitergabe, Entscheidungsfindung, Lösungs- oder Ideenfindung. In den letzteren sind kreative Prozesse notwendig. Bevor jedoch ein virtuelles Meeting für kreative Prozesse eingeleitet wird, ist die Frage zu beantworten, ob dieses Format für die gegebene Problemstellung sinnvoll ist oder ob es effizientere Alternativen dafür gibt.

Nun, angenommen, es ist das richtige Format. Was ist zu beachten, dass in einem virtuellen Rahmen, die Menschen ihre Kreativität entfalten können und Neues entstehen lassen?

Insbesondere folgende vier Schritte helfen dabei, effizient kreative Prozesse im virtuellen Rahmen zu gestalten:

1. Die richtigen Teilnehmer einladen.

In mehreren Köpfen entstehen mehrere Ideen, oder? Nicht unbedingt. Treffen sich im virtuellen Raum mehr als 10 Personen, wird es mit Kommunikation und Zusammenarbeit schwierig, unter anderem deswegen, weil es durch die technischen Gegebenheiten zu Verzögerungen kommen kann, Menschen oft mit der Mute-Funktion nicht umgehen können oder sie sogar missbrauchen und dabei die Visibilität durch die kleinen Kamerabilder gering ist. Aber auch die Redezeit pro Person ist hier zu bedenken. Sind z.B. 15 Teilnehmer anwesend, allein für eine Sprechzeit 2 min pro Person wird eine halbe Stunde notwendig. Die Einführung, Themenbesprechung, Ideenentwicklung in Gruppenarbeit sind noch hinzuzurechnen. Schnell kommt es dazu, dass Meetings mit vielen Teilnehmern über mehrere Stunden dauern und ihre Effizienz gering ist.

Auch die Idee, dass nur diejenigen eingeladen werden sollen, die etwas beitragen können, zieht in diesem Fall nicht. Es können ja doch recht viele solche Menschen sein. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Menschen, die sich in einem Meeting treffen um Neues zu entwickeln, an dem Thema brennendes Interesse, entsprechendes Knowhow und Entscheidungskompetenz haben. Betrifft sie das Thema nur am Rande, sollen sie im Vorfeld des Meetings kontaktiert werden, aktive Teilnahme ist jedoch nicht nötig.


2. Synchrones und asynchrones Arbeiten ansetzen

Wie im letzten Punkt angesprochen, zu einem Thema können und sollen auch Menschen beisteuern, die nur indirekt damit zu tun haben. Um auf den Input dieser Personen nicht verzichten zu müssen, ist asynchrones Arbeiten sinnvoll. Die Wahl passender Kollaborationswerkzeuge spielt hierbei eine bedeutende Rolle. Einerseits ist es die Wahl der Meeting-Plattform, andererseits sind Applikationen zu wählen, auf den Ideenentwicklung passend zum Thema digital möglich ist, wie z.B. Whiteboard oder Google Jam App oder Mindmapping Anwendungen.

Hierzu kann der Moderator z.B. eine App von google drive nutzen oder ein Brainstorming Tool wie z.B. mindmup (https://www.mindmup.com/). Damit können viele Menschen gleichzeitig und auch zeitunabhängig an einem Thema arbeiten und so können Ideen auch über eine gewisse Zeit hinweg entstehen und entwickelt werden. Es ist nachgewiesen, dass Ideenentwicklung besser ist, wenn erstmal jeder Teilnehmer für sich konzentriert über das Thema nachdenkt und seine Gedanken aufschreibt. In der nächsten Stufe bauen die Teilnehmer auf den bereits vorhandenen Ideen auf, greifen sie auf oder verändern sie.

Dieses Vorgehen ist generell im Vorfeld des virtuellen Meetings zu empfehlen, weil Weiterentwicklung/Anmerkungen/Korrekturen und Informationen zu sammeln evolvierende Prozesse sind und mit der Zeit wachsen können. Ein Treffen hat dann einen Sinn, wenn bereits eine Menge an Ideen vorhanden ist und diese besprochen und weiterentwickelt werden sollte.

 

Am Donnerstag geht es mit den Schritten 3 und 4 weiter. Sie dürfen Details zur Moderation und Prozesssteuerung erwarten.

 

Mehr zu virtuellen Meetings erfahren Sie in dem Buch “Virtuelle Meetings leiten” von Dr. Eugenia Schmitt MBR, das im Verlag managerseminare im September 2020 herausgegeben wird.

 

Gerne beraten wir Sie in Ihren individuellen Anliegen.

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen zu den Themen

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neu gestalten und klug entscheiden, um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?

 

Autorin:

Dr. Eugenia Schmitt MBR

Co-Autorin:

Heide Sachter MA

 

 

 

Buchempfehlung

Wie Sie Online-Meetings effizient und produktiv gestalten?


Ein Kurzinterview mit Dr. Eugenia Schmitt zu ihrem Buch : Virtuelle Meetings leiten (Edition managerSeminare, Leadership Professional, ab September 2020 erhältlich)

 

H: In deiner neusten Veröffentlichung behauptest du, dass ein virtuelles Meeting genauso

produktiv sein kann, wie ein Präsenzmeeting in derselben Zeit ... oder sogar produktiver!

Wie kann das gewährleistet werden?

E: Ja, die Effizienz eines Meetings hängt nicht nur von dem Medium ab, sondern von der

Gestaltung des Prozesses für die Art des Meetings und von der Wahl der richtigen

Teilnehmer.

H: Wenn ich mich jedoch umhöre, wie die Teilnehmer mit den Meetings zufrieden sind, erhalte ich unterschiedlichstes Feedback. Einige sind recht zufrieden und Andere schütteln verneinend den Kopf, verdrehen die Augen oder antworten, dass diese Online-Meetings eine reine Zeitverschwendung sind.

E: Ja, richtig. Das bestätigt auch eine Studie* der Hochschule Augsburg in der 534 Fach- und Führungskräfte der gesamten beruflichen Altersstruktur befragt wurden.

  • 66% der Befragten gaben an, dass sie sich effizientere Meetings wünschen
  • 35% möchten kürzere Meetings haben
  • 20% generell wenigere Meetings.
  • Lediglich 17% der Menschen wünschen sich keine Verbesserungen.

Besprechungen nehmen einen enormen Anteil an Zeit und Ressourcen der Organisation ein, deswegen ist es wichtig, sich mit professioneller Moderation zu beschäftigen. Deutsche Büroangestellte verbringen durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden. 55 Prozent der Befragten gaben an, dass die Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen.

H: Die Zahlen sind nicht optimal. Welche Ideen hast du, um virtuelle Meetings effizient zu gestalten?

E: Zum einen ist es wichtig, die Videokonferenz-Technik richtig anzuwenden, die richtigen Tools zu wählen, die das geplante Vorgehen optimal unterstützen und zum anderen sind es ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten des Moderators bzw. der Führungskraft und auch den Teilnehmern.

H: Welche Herausforderungen siehst Du in der virtuellen Kommunikation?

E: Die größte Schwierigkeit scheint mir zu sein, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer über längere Zeit im virtuellen Raum zu halten und richtig zuzuhören.

H: Wieso gerade die Aufmerksamkeit?

E: Nun, es gibt ja das Problem, dass wir uns im virtuellen Raum nicht ganz sehen können, wenn überhaupt. Die Wahrnehmung beschränkt sich somit teilweise nur auf briefmarkengroße Videobilder oder gar nur die Stimme, Ton und Sprachtempo. Dann haben wir hier die Social
Media wie Instagram, aber auch Online-Shopping Möglichkeiten und Whatsapp, die oft zur Ablenkung führen. Wesentlich tragen jedoch zur guten Aufmerksamkeit weitere Faktoren bei, die in meinem Buch beschrieben werden, wie zum Beispiel

  • Die Art der Besprechung (Informationsweitergabe/ Entscheidungsfindung/Lösungssuche/Ursachensuche/Kick-Off ...),
  • die Wahl der relevanten Teilnehmer für das zu besprechende Thema,
  • klarer Zweck der Besprechung,
  • straffe und passende Agenda,
  • Moderations-Fähigkeiten für interaktives Arbeiten.

H: Was hat dich bewegt und angetrieben dieses Buch zu publizieren?

E: Ich habe mich entschieden das Buch zu schreiben, weil ich seit 2008 mit virtuellem Arbeiten unterwegs bin. Ich habe an der Hochschule für angewandtes Management in Ismaning bei München mit dem Blended Learning angefangen. Die Verbindung der Online- Lehre inklusive der virtuellen und der Präsenztrainings gefällt mir sehr gut und wir alle sehen sehr gute Effekte dieser Arbeit als auch gute, feste Lernerfolge. Zusätzlich habe ich einige Coaching-Kunden im Ausland, insbesondere in der Slowakei und Tschechien, mit denen ich via Skype- oder Telefon schon seit über 12 Jahren Coachings durchführe und auch Besprechungen moderiere.

Nun hat die Corona-Pandemie die Unternehmen gezwungen, die Arbeit auf Online-Formate zu verlegen und hierfür wollte ich meine Erfahrung und Expertise den Menschen in Unternehmen zur Verfügung stellen.

H: Für wen ist das Buch geeignet?

E: Das Buch “Virtuelle Meetings leiten” ist Fachbuch aus der Reihe Leadership Professional für Führungskräfte, Projektleiter und auch für Fachexperten, Coaches und Berater.

H: Welche Probleme der Zielgruppe werden behandelt?

E: Die Probleme haben sich innerhalb der letzten Monate etwas verschoben. Wenn es zu Anfang mehr technische Herausforderungen waren, tritt aktuell mehr die Interaktion, die Kommunikation und die Gruppendynamik im virtuellen Raum in den Vordergrund. Hier bedarf es an guten Kommunikationsfähigkeiten von beiden Seiten: Dem Moderator/der Führungskraft als auch den Teilnehmern, um auch die Feinheiten des Gesagten korrekt zu interpretieren und adäquat zu interagieren.

H: Was möchtest Du Deinen Lesern zum Schluss mitgeben?

E: Moderation von virtuellen Meetings ist keine Zukunftsmusik mehr. Sie ist aktuell. Sie findet jetzt statt. Sie zu erlernen gelingt aber nicht auf Knopfdruck. Es verlangt Übung, Geduld und Reflexion. Anfangen und Schritt für Schritt neue Methoden auszuprobieren ist der langfristige Schlüssel zum Erfolg. Wie Mark Twain sagte: „Kontinuierliche Verbesserung ist besser als verzögerte Perfektion“. Nutzen Sie die Möglichkeiten jetzt, Ihre Kompetenzen eines virtuellen Moderators auszubauen. Das Unternehmen und die Teilnehmer werden es Ihnen danken.

H: Danke für das Gespräch. Ich bin gespannt auf 330 Seiten Input und wünsche Dir viel Erfolg!

E: Gerne. Vielen Dank!

Das Buch kann bereits jetzt vorbestellt werden:

https://www.managerseminare.de/Verlagsprogramm/Virtuelle-Meetings-leiten,278446

Der Verlag managerSeminare spricht vornehmlich die Zielgruppe für dieses Buch an und hat es begrüßt, dieses Buch recht zeitnah zu verlegen. Laut Umfragen landete das Interesse für dieses Buch auf dem Platz 1.

*Quellenangabe:

Prof. Dr. Erika Regnet, Hochschule Augsburg: Best Agers Arbeitssituation, Gesundheit und Karriereerwartungen, 2019


Kooperation

Je nach Anliegen und Auftragslage steht ein Netzwerk aus Kollegen und Spezialisten zur Verfügung. Dadurch werden mit hoher Qualität  und spezifisch angepassten Konzepten die gewünschten Ziele erreicht. Für besondere Aufgaben liefern Spezialisten die besten Lösungen. Nach Aristoteles ist ja das Ganze mehr als die Summe seiner Teile. Deswegen kooperiere ich mit Coaches und Trainern aus dem kollegialen Netzwerk. Besonders freue ich mich über die neue Zusammenarbeit mit Dr. Eugenia Schmitt.

 

Dr. Eugenia Schmitt MBR

Systemisches Business Coaching & Consulting

www.systemische-beratung-schmitt.de

  • Entscheidungs-, Kommunikations- und Risikokompetenz
  • Dozentin an der Hochschule für angewandtes Management und der Hochschule Fresenius
  • Business Kommunikation
  • Entscheidungs- und Risikokompetenz
  • Digital Mindset
  • Embodied Communication

 

Was uns verbindet?

Die Ausbildung zur Embodied Communication Trainerin bei Dr. Maja Storch im Institut für Selbstmanagement und Motivation Zürich

Wo wir uns ergänzen?

Eugenia hat viel Spaß an quantitativen Methoden und liebt ergebnisorientiert Zahlen, Daten und Fakten zu analysieren. Sie legt Wert auf korrekte Bearbeitung und Interpretation. Sie bringt Expertise aus der Finanzbranche mit.

Heides Passion sind kreative zukunftsweisende Lösungen und sie bringt Erfahrungen und auch Esprit aus der Modebranche ein.

 

Was wir anbieten?

Wir arbeiten mit Ihnen an nachhaltigen Lösungen.

  • Wie kann das “Neue Arbeiten” und effiziente Kommunikation in Präsenz und in virtuellen Räumen unter Einbeziehung von Embodiment gelingen?
  • Wie können Sie Prozesse neugestalten und klug entscheiden, um zukunftsfähig zu sein?
  • Welches Mindset lässt Sie die aktuellen Herausforderungen meistern?